Pomysł na retrospektywę: jak podsumować rok?

Nowy Rok – czas podsumowań i postanowień. Jak ten czas wykorzystać w pracy z Zespołem Scrumowym? Zaproponuj przeprowadzenie retrospektywy, która pomoże szerzej spojrzeć na miniony rok i wskaże kierunek na przyszłość. W tym artykule dowiesz się jak taką retrospektywę przygotować.

Wykorzystaj ten pomysł na retrospektywę też wtedy gdy Zespół chce zamknąć jakiś etap w swoim życiu.

Aha: używam określenia „Zespół” mając na myśli „Zespół Scrumowy”.

Wiedz dokąd zmierzasz

Rozpocznij z wyobrażeniem końca – Begin with the end in mind – nie pamiętam kiedy i od kogo pierwszy raz to usłyszałam. Stało się dla mnie punktem wyjścia do myślenia o retrospektywie i większości przedsięwzięć nad którymi pracuję. Pytania

• „co jest celem retrospektywy?”

• „z czym chcemy wyjść z tej retrospektywy?”

• „jeśli wszystko pójdzie idealnie, to co powinno się zmienić?”

pomagają mi skupić się na tym jak w najlepszy sposób wesprzeć uczestników retrospektywy. Ma być dla nich wartościowa i angażująca.

W drugiej kolejności zastanawiam się „co chcę osiągnąć jako Scrum Master?”. Nie robię tego by połechtać ego i poklepać się po ramieniu. Chcę zidentyfikować co z punktu widzenia potrzeb Zespołu jest najważniejsze na danym etapie rozwoju (Zespołu i/lub produktu). Chcę też przypomnieć sobie o podwójnej roli Scrum Mastera: facylitatora retrospektywy i jej uczestnika.

W przypadku retrospektywy podsumowującej rok celem jest – uwaga, uwaga, werble – podsumować rok! Wic polega na tym by nie dopuścić do szukania winnych i by uczestnicy spotkania nie wyszli z poczuciem beznadziei. Celem jest wyjść z konkretnymi wnioskami i dwoma, góra trzeba działaniami jakie Zespół może podjąć by kolejny rok zakończył się znacząco lepiej.

Jak to na każdej retrospektywie, patrzymy wstecz ale myślimy o tym co zmienić w przyszłości. W języku angielskim istnieje określenie futurespective (przyszłościospektywa? 😊 ), które podkreśla, że celem jest skupić się na wizji przyszłości. Jest to szczególnie istotne w przypadku retrospektywy podsumowującej rok. Dlaczego? Bo pomoże wyznaczyć kierunek, w którym Zespół chce podążać. Jak wykorzystać futurespective przeczytasz w dalszej części tekstu.

Stwórz strukturę

Na początek wzór na retrospektywę, którego autorkami są Esther Derby i Diana Larsen (więcej o tych krokach przeczytacie w książce Agile Retrospectives: Making Good Teams Great):

1. Otwarcie (ang. set the stage)

2. Zebranie danych (ang. gather data)

3. Dzielenie się spostrzeżeniami (ang. generate insights)

4. Decydujemy co zrobimy (ang. decide what to do)

5. Zamknięcie (ang. closing)

Podsumowując: tworzymy atmosferę i poczucie bezpieczeństwa, dodajemy kontekst, analizujemy co stało się w przeszłości, dyskutujemy, wyciągamy wnioski i decydujemy co dalej. Na samym końcu podsumowujemy wnioski ze spotkania i robimy szybką retrospektywę do retrospektywy. W ten sposób lepiej się przygotujemy do kolejnej.

Wspomnianą futurespective proponuję dodać między punkty 3 i 4. Dzięki temu będziemy myśleć o działaniach z dwóch perspektyw: przeszłości i przyszłości.

Wybierz narzędzia

Retro skupione wokół tak długiego czasu jak rok wymaga zebrania rzetelnych informacji o przeszłości. Przygotuj je wcześniej by oszczędzić czasu podczas spotkania. Poproś każdego z członków Zespołu by podał Ci ok. 15 najistotniejszych zdarzeń dotyczących Zespołu w minionym roku (możesz to zrobić za pomocą ankiety). Kiedy je zbierzesz, na retrospektywie pokaż co się kiedy działo (używając np. timeline). Pokaż też osób wspomniało dane wydarzenie. Aby zwizualizować zmiany w samopoczuciu Zespołu na przestrzeni roku, stwórzcie np. happiness diagram.

Timeline

Narysuj poziomą linię z podziałką na miesiące. Zaznacz datę od kiedy liczymy rok oraz dzień, w którym odbywa się retrospektywa. Następnie, w kolejności chronologicznej, dodaj wydrukowane zdarzenia, których listę masz od Zespołu (po przeprowadzeniu ankiety). Umieść na kartkach informację o tym ile osób wymieniło poszczególne wydarzenia.

Jeśli nie masz tych danych stwórz timeline wspólnie z Zespołem. Poproś by każdy na karteczce post-it wypisał kilka wydarzeń. Ten wariant jest bardziej czasochłonny i wymagać będzie dostępu do kalendarza.

Happiness diagram

Poproś członków zespołu by narysowali na timelinie poziom swojego samopoczucia (uwaga, jeśli Zespół ma wielu członków – powiedzmy więcej niż 6 – to może być nieczytelnie). Zanim Zespół zacznie rysować swój poziom zadowolenia, określ i narysuj skalę (np. 0-100% zadowolenia).

Oscary i Złote Maliny

Zamiast happiness diagram możesz przygotować Oscary i Złote Maliny albo inne nagrody, np. „Sprint Review roku”, „wtopa roku”. Nagrody w wymyślonych przez siebie (lub Ciebie, jeśli chcesz skrócić czas trwania tego ćwiczenia) kategoriach będzie przyznawać Zespół. Przed retro przygotuj po 3 Oscary i Złote Maliny (wystarczy kolorowy wydruk na grubszym papierze A4). Podczas spotkania zachęć Zespół do głosowania na wydarzenia. I pamiętaj: daj Zespołowi nacieszyć się sukcesami.

Futurespective

Pomysł zaczerpnięty stąd – serdecznie polecam artykuły na tej stronie 🙂 .

Tworzysz teraz z Zespołem wizję na następny rok. Powinna być na tyle konkretna by można było ją napisać jednym zdaniem. Niech każdy z uczestników retro (osobno, w parze, lub w małym zespole) napisze takie zdanie. Porównajcie je później. Sfacylituj dyskusję, której efektem będzie uwspólniona wizja.

Kiedy już Zespół zdefiniuje wizję kolejnego roku, pomóż mu przeanalizować i pogrupować – na bazie ubiegłorocznych doświadczeń – swoje atuty (mocne strony), ograniczenia, to na co nie macie wpływu oraz możliwe ryzyka. Dzięki temu zobaczycie jaką pracę należy włożyć by zrealizować wizję.

Wykonalne działania

Facylitując tak dalekowzroczną retrospektywę, pamiętaj by pomóc Zespołowi zdefiniować pierwsze kroki do realizacji celu. Możesz tu użyć np. metody SMART (pokaże czy działania zdefiniowane przez Zespół mają szanse powodzenia).

Pomóż też Zespołowi określić termin realizacji i osoby odpowiedzialne (jedna osoba na zadanie). Odpowiedzialni to nie jedyne osoby pracujące nad zadaniem tylko „ciągutki” dbające o jego wykonanie (np. przez cały Zespół).

Dostosuj się

Wybierz narzędzia, które będą odpowiadać Zespołowi. Nie ograniczaj się do moich propozycji 😊. I weź pod uwagę takie sytuacje:

• Twój Zespół nie potrzebuje zabawnych metafor by dyskutować o problemach albo wprost mówi Ci, że ten format im nie odpowiada – odpuść i poproś o propozycje co w zamian, a jeśli ich nie otrzymasz zaproponuj przeprowadzenie retro zgodnie z Twoim planem, a po wszystkim krótką ewaluację;

• atmosfera w Twoim Zespole jest napięta, zewsząd czają się konflikty – pomóż Zespołowi znaleźć to co ich łączy: wspólne wartości, wizję, cel;

• Zespół miał naprawdę trudny czas i morale jest niskie – nie skupiaj się na tym co poszło źle lecz skup się na tym co można zrobić lepiej i jakie są pierwsze kroki do tego „lepiej” (zbuduj motywację, nadzieję na lepsze jutro).

Mimo włożonego wysiłku w stworzenie struktury i wybranie narzędzi bądź gotów by je zmienić i dopasować. Nie zmuszaj Zespołu by podążał wyznaczoną przez Ciebie drogą – otwórz się na jego propozycje i jeśli trzeba improwizuj. Wiem jak to boli gdy Twój pomysł na retrospektywę nie jest entuzjastycznie przyjęty przez Zespół 🙂 . Ale to bardzo dobrze – jeśli Zespół pokazuje czego potrzebuje w swoim rozwoju, jesteś w dobrym miejscu. Przypominam: celem retrospektywy nie jest zrealizowanie przygotowanego przez Ciebie planu na retrospektywę. Celem jest pomoc Zespołowi w podsumowaniu roku i przygotowaniu się na kolejne wyzwania.

Określ i trzymaj się timeboksów

Kiedy już stworzysz strukturę i wybierzesz narzędzia, popatrz krytycznie na to ile czasu będziesz potrzebować by taką retrospektywę przeprowadzić. Jeśli stwierdzisz, że wymagany czas może zaszokować Twój Zespół to

• ponegocjuj („no dajcie mi szansę, proszę…”),

• przygotuj jakieś przekąski (ale nie zamawiaj pizzy, bo jedzenie jej skutecznie rozbija spotkanie),

• przeprowadź retro poza biurem (to fajny pomysł niezależnie od tego jaki jest timebox),

• wybierz inne narzędzia (np. zamiast pracy indywidualnej praca w 2-3 osobowych zespołach),

• zrezygnuj z jakiegoś ćwiczenia,

• przygotuj więcej danych przed spotkaniem,

• zaplanuj przerwy,

• wymyśl cokolwiek innego i podziel się w komentarzu 😊.

Podczas przygotowywania scenariusza pamiętaj by mieć pewny margines bezpieczeństwa. Chyba nie chcesz ucinać pasjonującej dyskusji bo „braknie nam czasu”?

Podsumowując…

Ten pomysł na retrospektywę to tylko jedna z wielu możliwości. Śmiało szukaj innych ćwiczeń i sposobów, które pomogą Twojemu Zespołowi.

Przygotowanie retrospektywy całego roku wymaga dużo pracy. Samo jej przeprowadzenie też nie będzie należało do prostych. Niemniej, dobre przygotowanie i jasno określony cel spotkania może dać Zespołowi ogromną wartość. W ciągu roku wiele się dzieje: Zespół może zmienić skład, mocno ewoluować. Warto dzięki takiej retrospektywie dać Zespołowi czas by docenić drogę jaką przebył i by przygotować się do jej kolejnego etapu.