Efektywne budowanie zespołu: odkrywamy tajemnicę

Efektywne budowanie zespołu to coś, czego zrobić się nie da. Zespół buduje się sam. Można zespołowi pomóc (albo przynajmniej nie przeszkadzać), na przykład poprzez rozwijanie szczerych relacji i otwieranie na siebie ludzi. Ot, cała tajemnica. Jak to zrobić? Rozwijając samoświadomość (ang. self-awareness). Wiem, odstrasza jak termin płynący wprost ex cathedra. Niemniej, bez jej rozumienia i rozwijania, sukcesy odnosić będziemy przypadkowo (o ile będziemy), praca w zespole będzie się udawać (albo nie), a nasze frustracje będą się nawarstwiać. Poszerzanie wiedzy o samym sobie pomaga w budowaniu atmosfery otwartości i szczerości. Pozwala też nam być bardziej skutecznymi nie tylko zawodowo, ale też prywatnie.

Czym jest samoświadomość?

O samoświadomości rozpisują się o psycholodzy, psychiatrzy, specjaliści z zakresu kognitywistyki oraz szeroko rozumianego biznesu. Ci ostatni starają się zdefiniować ją w sposób jednocześnie prosty i kompleksowy. W artykule „Research: We’re Not Very Self-Aware, Especially at Work” znalazłam chyba najbardziej esencjonalną definicję. Efektywne budowanie zespołu opiera się na dwóch aspektach w niej ujętych (zaznaczyłam pogrubioną czcionką):

W skrócie i po polsku: samoświadomość to zrozumienie tego kim jesteśmy oraz jak podobni bądź różni jesteśmy względem innych. Samoświadomość to dwa punkty widzenia: nasz własny (jak sami postrzegamy siebie) oraz zewnętrzny (jak jesteśmy postrzegani przez innych oraz w odniesieniu do faktów).

Samoświadomość a efektywne budowanie zespołu

Przez kilka lat pracy jako Scrum Master zaobserwowałam, że efektywne budowanie zespołu polega na zrozumieniu zachowań i preferencji – naszych własnych i naszych kolegów. Już sama świadomość tego, że ludzie są różni potrafi otworzyć nas na siebie. Jest to pierwszy krok do wzajemnej akceptacji, a później do zrozumienia różnic jakie między nami występują. Wartościowanie stopniowo znika („inny” nie znaczy „lepszy” lub „gorszy”, tylko po prostu „inny”). Pojawia się ciekawość. To co zwykle wywiera największe wrażenie to informacja od osób, które nas obserwują. „Jak usłyszysz to co chcesz to się wyłączasz” albo „bo my tu mamy zapier… a ty tylko się uśmiechasz” – to komunikaty, które zwracają nam uwagę na zachowania, których nie byliśmy świadomi. Wbrew temu co o sobie myślimy może się okazać, że nie jesteśmy tak świetnymi słuchaczami jak nam się wydaje.

Jak rozwinąć samoświadomość?

Istnieje bardzo wiele narzędzi, które pomagają rozwijać samoświadomość. Podzielić je można na dwie grupy, w zależności od tego czy chcemy by w tym procesie pomagali nam inni czy nie. Pierwszą grupę nazwę „psychotestami” (choć kojarzą się one bardziej z quizami z „Bravo” niż z przydatnymi narzędziami). Druga grupa to „interakcje” czyli szczere rozmowy (z najbliższymi), coaching, czy mentoring. Psychotesty to coś, co możesz zrobić na własną rękę, w domowym zaciszu. Odpowiadasz na pytania zamknięte, na koniec dostajesz wynik z opisem tego jak działasz. W zależności od tego jak dobry to psychotest wyniki komentujesz „dokładnie tak!” lub „napisane jak horoskop, do wszystkiego pasuje, bzdury”. Uwaga: to ostatnie ciśnie się na usta nie tylko wtedy gdy psychotest jest kiepski. Możesz tak zareagować jeśli dowiesz się o sobie czegoś, co jest niezgodne z Twoim wyobrażeniem siebie 🙂 . A to już podstawa do dalszej pracy.

Dwa psychotesty, z których najczęściej korzystałam na własne potrzeby (i mogę z czystym sercem polecić) to MBTI (Myers-Briggs Types Indicator) oraz Strenghtsfinder 2.0. Pokrótce Ci je przedstawię.

MBTI – cztery literki prawdy

Każdy z 16 typów osobowości jest dokładnie scharakteryzowany przez autorki testu. Jego bazą są prace analityczne Carla Gustava Junga, który starał się usystematyzować (zaszufladkować?) zachowania ludzi. Można wykonać oficjalny test (oczywiście płatny), ale są także jego darmowe alternatywy. Miałam możliwość wykonać obydwa. Zdecydowanie najbliższa oryginału jest strona 16personalities.com. Co ciekawe, wyniki testów się pokryły. Zweryfikowałam to też w rozmowie z coachem i trenerem MBTI w jednej osobie – ustaliliśmy wspólnie, że wyniki testu są faktycznie prawidłowe.

Test MBTI korzysta z czterech płaszczyzn, na których przyporządkowuje nas do przeważających preferencji:

1. introwersja / ekstrawersja (ang. introversion / extraversion)

2. poznanie / intuicja (ang. sensing / intuition)

3. myślenie / odczuwanie (ang. thinking / feeling)

4. osądzanie / obserwacja (judging / perceiving)

Pierwsza płaszczyzna określa skąd bierzemy i na co poświęcamy energię, tj. czy skupieni jesteśmy na naszym wewnętrznym świecie czy też na zewnątrz. Druga to sposób gromadzenia informacji. Albo koncentrujemy się na tym co namacalne, konkretne, dokładne, albo na ideach, tzw. „big picture„, oraz powiązaniach między faktami. Trzecia dotyczy podejmowania decyzji. Tutaj „kwalifikowani” jesteśmy jako osoby kierujące się logiką i bezwzględnymi faktami albo osoby, które biorą pod uwagę uczucia i wartości innych. Ostatni wymiar opisuje to w jaki sposób kierujemy swoim życiem: czy jest ono zaplanowane czy może jesteśmy elastyczni i dopasowujemy się do zmian.

Diagnoza to czteroliterowy akronim złożony z pogrubionych liter. Przykładowo, ja jestem INTJ, czyli introwertykiem skupionym na wizji i dalekosiężnych planach, podejmującym decyzje bazując na logice i faktach oraz planującym swoje życie 🙂 .

Jak mój zespół wykorzystał MBTI

Jeden z zespołów, z którym miałam okazję pracować jako Scrum Master, zainteresował się testem z 16personalities.com. Każdy zrobił ten test we własnym zakresie. Podczas retrospekcji chwaliliśmy się swoimi wynikami oraz je komentowaliśmy. Często padały stwierdzenia takie jak „to dlatego wtedy tak się wkurzyłeś!” albo „teraz już wiem, czemu się nie odzywasz gdy…”. Do tego salwy śmiechu i ogromna otwartość – cóż za energetyczne podsumowanie sprintu 🙂 . W czym to pomogło zespołowi?

Zaobserwowaliśmy jak jesteśmy różni – inaczej postrzegamy, myślimy, uczymy się, reagujemy. Są tacy, którzy po interakcji w grupie są zmęczeni i potrzebują chwili ciszy i spokoju (I), podczas gdy inni ładują akumulatory gdy tylko znajdą się w towarzystwie i mogą swobodnie wymieniać swoje poglądy (E). Jedni są „upierdliwi” bo ciągle wypytują o szczegóły (S), inni snują dalekosiężne plany i wystarczy im zarys sytuacji (N). Jedni wybuchają gdy coś idzie niezgodnie z planem (J), inni po prostu akceptują zmiany i dopasowują się do nich (P).

Niezwykle ważne było zrozumienie tego, że pewne zachowania nie są wynikiem czyjejś złej woli lub bezmyślności – są one po prostu odzwierciedleniem naszej natury. Rozumienie tych różnic spowodowało, że więź między członkami zespołu bardziej się pogłębiła. Od teraz wiedzieliśmy, że jedna osoba ciągle „krytykująca” pomysły innych nie robiła tego złośliwie – brakowało jej wystarczającej ilości szczegółów.

Test Gallupa – świadomość swoich talentów

Test Gallupa (czyli Strenghtsfinder 2.0) to psychotest, dzięki któremu mój rozwój w ostatnim czasie bardzo przyspieszył. Strenghtfinder pomaga znaleźć Twoje mocne strony (ang. „themes„, po polsku tłumaczone jako „talenty”) i je rozwijać.

Gallup zaleca strategię „Name It, Claim It, Aim It” czyli „nazwij swoje talenty, poznaj je, i wyceluj". To, że otrzymasz wynik z testu niewiele Ci daje – po prostu wiesz jak Gallup je nazywa 🙂 . Zabawa zaczyna się wtedy, gdy zdobywasz o tych talentach wiedzę, odnosisz ją do codziennych sytuacji, analizujesz swoje zachowanie i świadomie obserwujesz kiedy Twoje talenty przeszkadzają Ci, a kiedy pomagają.

Przykład: w moim „Top 5” mam „Deliberative” („Rozwaga”). Zanim podejmę jakąkolwiek decyzję bardzo wnikliwie ją analizuję (szczególnie pod kątem tego co może pójść źle). Tworząc agiletozamalo.pl bardzo długo wahałam się czy stronę publikować czy trzymać moje przemyślenia w szufladzie. To był właśnie „Deliberative” w działaniu – zmuszający mnie do rozbierania sytuacji na najdrobniejsze części. Z drugiej strony do działania pcha mnie „Learner” („Uczenie się”) oraz „Significance” („Poważanie”). Dzięki temu pierwszemu uwielbiam się uczyć i wiedzę przekazywać innym. To drugie powoduje, że chcę robić rzeczy ważne i wartościowe dla innych. Znając źródło moich obaw i (przesadnej) ostrożności byłam w stanie świadomie przystąpić do działania. Dzięki temu czytasz właśnie ten wpis 🙂.

Strenghtsfinder i realizowanie celów

Część ostatnia, czyli „Aim It” to zachęta do działania. Masz cele, znasz swoje mocne strony, więc zobacz jak możesz je wykorzystać nie tylko na co dzień, ale też spełniając swoje marzenia i powołanie. Dla mnie rozwijanie agiletozamalo.pl jest właśnie takim celem. Nie tylko wykorzystuję do niego wspomniane wyżej talenty, ale też dwa pozostałe, o których nie wspomniałam wcześniej: „Input” („Zbieranie”) oraz „Responsibility” („Odpowiedzialność”). Dzięki agiletozamalo.pl mogę wykorzystywać zbiory informacji i budować je w konkretnym celu, a nie dla samej przyjemności gromadzenia wiedzy („Input„). Z kolei „Responsibility” motywuje mnie do dostarczania treści wysokiej jakości. Wolę pisać dłużej, ale mieć pewność, że wpis jest najlepszy jaki w danej chwili może być.

Innym z moich celów jest „Działaj! Good enough is the new perfect„. Nie chodzi mi tu o całkowitą rezygnację z perfekcjonizmu, tylko o jego ograniczenie. Wiem teraz doskonale, że „Deliberative” i „Responsibility” bardzo ograniczają mnie w działaniu – za dużo myślę i analizuję. Gdy już coś zrobię, to efekty tej pracy długo nie mogą ujrzeć światła dziennego w obawie, że nie jest to wystarczająco dobre. Moje postanowienie to więcej odwagi w popełnianiu błędów i gromadzenie feedbacku.

Strenghtsfinder w pracy z zespołem i managerem

W jaki sposób wykorzystywać mocne strony w budowaniu zespołu? Dzięki temu, że poświęciłam bardzo dużo czasu na poznawanie talentów (m.in. słuchając podcastu „Z pasją o mocnych stronach„) poznałam wady i zalety każdego z nich. Uczę się też rozpoznawać je u innych.

Podczas jednej z retrospekcji rozmawiałam z zespołem o jego motywacjach oraz wartościach. Najpierw, wykorzystując karty Moving Motivators, każdy uszeregował wartości, które są dla niego najważniejsze. Później dzieliliśmy się swoimi wynikami, omawiając jak rozumiemy daną kartę oraz dlaczego ustępuje ona miejsca innym. Gdy już wszyscy rozumieliśmy się, wyłoniliśmy trzy najczęściej pojawiające się „motywatory” i przedyskutowaliśmy w jakich sytuacjach je obserwowaliśmy.

Dzięki temu, że zagłębiłam się w Strenghtfindera byłam w stanie lepiej zrozumieć i nazwać dlaczego ktoś zachowuje się w dany sposób oraz pokazać wady i zalety tego zachowania. Wspólnie nazwaliśmy mocne strony zespołu i podaliśmy przykłady ich produktywnego wykorzystania oraz chwil, kiedy prowadzą nas na manowce.

Zwracaliśmy też ogromną uwagę na różnice między naszymi wynikami. Zależało mi na tym, byśmy doskonale zrozumieli to, że jesteśmy różni oraz w jaki sposób te różnice mogą nam pomagać. Będąc świadomym różnic oraz pułapek jakie czyhają, zespół stworzył kilka nowych reguł współpracy, aby lepiej wykorzystać swoje predyspozycje.

Strenghtsfinder – technikalia

Aby wykonać ten test, musisz założyć konto na stronie www i wykupić jeden z dwóch wariantów: Twoje top 5 ($19.99) lub przegląd wszystkich 34 talentów ($49.99). Ja dostałam „top 5” w prezencie, a później – gdy zagłębiłam się w temat i zaczęłam zauważać rezultaty – dokupiłam dostęp do 34 talentów. Te $19.99 może wydawać Ci się drogą zabawą. Ja jednak gorąco zachęcam Cię do zainwestowania w siebie. Pieniądze zwrócą się z nawiązką… Pod warunkiem, że zaczniesz działać.

Test możesz zrobić po polsku, jednak spersonalizowany raport z wynikami dostępny jest niestety jedynie w wersji angielskiej. W tym raporcie niesamowite jest to, że wiedza o każdym z Twoich talentów przekazana jest w kontekście Twojego „Top 5”. Zatem nie jest to sztywne szufladkowanie lecz całościowe patrzenie na Twoje mocne strony.

Ludzie są fajni, ludzie są różni

Efektywne budowanie zespołu to coś co wspierasz budując atmosferę otwartości i szczerości. Działanie zespołowe w osiąganiu celu wspierane jest przez znajomość swoich umiejętności, mocnych i słabych stron oraz różnic. Konflikty stają się rzeczowe i budujące, nieporozumień jest mniej, a atmosfera staje się lepsza. Aby do tego doprowadzić warto swoją otwartością pokazać jacy jesteśmy i dlaczego działamy w taki, a nie inny sposób. To pomoże zbudować zaufanie i zainspirować do poznawania siebie.

Dzięki temu, że rozumiemy doskonale samych siebie, znamy swoje reakcje i preferencje, stajemy się spokojniejsi w działaniu. Jesteśmy przewidywalni i oceniamy fakty a nie ludzi. To też buduje zaufanie. Jako managerowie, scrum masterzy, szefowie, liderzy – a w reszcie koledzy – trafniej oceniamy sytuację, rozumiemy potrzeby swoje oraz innych. Jest to szczególnie ważne gdy chcemy zespołowi pomóc przejść z fazy Norming czy Storming do Performing.

Powodzenia więc w odkrywaniu siebie 🙂 .